Cuando la gestión de FUNDAE depende de un Excel que solo entiende una persona

Más de 80 empresas gestionadas con un código de colores

La escena es real.

Una persona gestionaba en FUNDAE más de 80 empresas y cientos de trabajadores utilizando un Excel.

Para controlar la situación de cada registro había creado su propio sistema de colores.

Un color indicaba que una gestión estaba realizada. Otro, que quedaba algo pendiente. Otros servían para identificar incidencias, revisiones o próximas acciones.

El Excel cumplía su función.

La persona que lo había creado podía abrirlo y saber rápidamente dónde tenía que actuar.

El problema aparecía cuando otra persona necesitaba entenderlo.

El conocimiento no estaba solo en el Excel

A primera vista, toda la información estaba registrada.

Pero una parte fundamental del sistema no estaba realmente en las celdas.

Estaba en la cabeza de la persona que había creado el código.

Ella sabía qué significaba cada color, cómo interpretar determinadas anotaciones y qué debía hacer después en cada situación.

Para compartir la gestión no bastaba, por tanto, con compartir el archivo.

Había que explicar primero cómo pensaba la persona que lo había construido.

Y delegar una parte del trabajo resultaba todavía más complicado.

El problema no es Excel

Excel puede ser una herramienta perfectamente válida para muchas tareas.

El problema aparece cuando una operativa que ha ido creciendo termina dependiendo de un sistema personal que solo domina quien lo creó.

En la gestión de formación bonificada, esta situación puede hacerse especialmente visible a medida que aumenta el volumen.

Más empresas.

Más trabajadores.

Más acciones formativas.

Más estados que controlar.

Más información que revisar.

El sistema puede continuar funcionando, pero cada nueva capa de complejidad aumenta también la dependencia de la persona que sabe interpretarlo.

De controlar información a tener trazabilidad

Gestionar FUNDAE con control no consiste únicamente en saber que las tareas se están realizando.

También implica poder responder fácilmente a preguntas como:

¿Qué se ha hecho? ¿Qué queda pendiente? ¿Quién ha realizado cada gestión? ¿Qué necesita atención ahora?

Y, sobre todo, poder responderlas sin depender de una única persona.

Ahí entra en juego la trazabilidad.

Cuando la información está centralizada y el estado de la gestión responde a criterios compartidos, otra persona del equipo puede comprender qué está ocurriendo y continuar el trabajo.

El conocimiento profesional sigue siendo imprescindible.

Lo que cambia es que el control de la operativa deja de estar únicamente en la cabeza de quien creó el sistema.

Cuando una forma de trabajar se queda pequeña

Muchas veces estas situaciones no nacen de una mala decisión.

Sucede justo lo contrario.

Se crea una solución práctica para resolver una necesidad concreta y funciona.

Después aumenta el volumen de trabajo y la solución va creciendo con él.

Hasta que llega un momento en el que compartir, delegar o simplemente sustituir temporalmente a una persona resulta demasiado difícil.

Ese es uno de los indicadores de que la forma de gestionar necesita evolucionar.

En SíOnline, la centralización de la información y la trazabilidad forman parte precisamente de esa idea: proporcionar un sistema especializado para gestionar la formación bonificada sin que el seguimiento dependa de códigos personales o de archivos que solo determinadas personas saben interpretar.

No se trata de sustituir el criterio del profesional.

Se trata de conseguir que ese profesional no tenga que sostener personalmente todo el sistema de control.

Una pregunta para vuestro equipo

Hay una forma muy sencilla de comprobar hasta qué punto vuestra gestión depende de una persona.

Imaginad que mañana quien controla habitualmente la formación bonificada no pudiera trabajar.

¿Cuántas personas de vuestro equipo podrían continuar la gestión sabiendo exactamente qué está hecho, qué queda pendiente y dónde tienen que actuar?